La réforme de l’apostille et de la légalisation

Les procédures de légalisation et d’apostille permettent la circulation des documents à l’étranger. L’accomplissement de ces formalités est très régulièrement exigé, y compris encore au sein de l’espace de justice européen dans certains cas. Par exemple, notre pratique du droit international privé de la famille nous montre que les autorités espagnoles sollicitent presque systématiquement une apostille sur les actes publics. L’utilité de ces procédures est donc indéniable et il est important d’en connaître le fonctionnement.

RAPPEL DU CADRE LÉGAL

Dans les échanges internationaux, l’authentification des documents officiels est essentielle pour garantir leur reconnaissance par les autorités étrangères. En France, deux procédures principales permettent cette authentification : la légalisation et l’apostille. Leur but commun est de certifier la véracité d’une signature, la qualité de son auteur et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre apposé. Ces démarches visent à éviter toute contestation relative à la validité formelle d’un acte français produit à l’étranger. Leur utilité se renforce dans un contexte de mobilité internationale accrue, qu’il s’agisse de démarches personnelles (mariage, adoption) ou professionnelles (études, emploi, activités commerciales).

Deux procédures différentes

La légalisation

La légalisation est une procédure administrative consistant à attester l’authenticité de la signature, la qualité de signataire et, si nécessaire, l’authenticité du sceau ou timbre apposé sur un acte public. 

Elle s’applique aux actes publics français destinés à être utilisés dans des pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Ces pays exigent une procédure plus lourde que l’apostille, nécessitant parfois plusieurs étapes successives de certification par diverses autorités administratives françaises, puis par les représentations diplomatiques ou consulaires étrangères compétentes.

L’apostille

L’apostille est une procédure simplifiée introduite par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, ratifiée par la France en 1965. Elle consiste en l’apposition d’une mention unique, appelée apostille, sur l’acte, dispensant ainsi de toute autre forme de légalisation. Cette procédure est strictement réservée aux documents destinés aux États ayant également ratifié cette Convention.

L’apostille atteste également l’authenticité de la signature, la qualité de signataire et l’authenticité du sceau ou timbre apposé sur un acte public. Elle facilite grandement les échanges juridiques et administratifs entre les pays participants, en supprimant les lourdeurs administratives liées à la légalisation classique. A ce jour, la Convention de La Haye est en vigueur dans 127 pays, ce qui en fait un instrument à l’impact considérable.

Les cas nécessitant la légalisation ou l’apostille

De nombreux documents peuvent nécessiter une légalisation ou une apostille selon leur nature et la destination envisagée. Dans les matières exercées par notre cabinet, les actes d’état civil (actes de naissance, de mariage ou de décès, etc.) sont fréquemment concernés, notamment pour des démarches de mariage ou de divorce à l’étranger, ou d’adoption internationale. Les actes notariés tels que les procurations, contrats, donations, testaments peuvent également nécessiter une authentification pour produire effet à l’étranger.

Les décisions judiciaires, telles que les jugements de divorce ou de règlement de succession, ainsi que les ordonnances de tutelle, doivent être apostillées ou légalisées pour être reconnues dans d’autres pays. Enfin, les documents éducatifs, comme les diplômes universitaires et certificats de scolarité, nécessitent également cette formalité pour les projets d’études ou d’emploi à l’international.

Les cas de dispense

Certains textes internationaux dispensent les citoyens des légalisations ou apostilles. Ainsi, le règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 établit un régime de suppression de la légalisation pour certains documents publics échangés entre États membres de l’Union européenne, comme les actes d’état civil ou les certificats de nationalité. Il est entré en vigueur le 16 février 2019.

Par ailleurs, la France a conclu de nombreuses conventions bilatérales, notamment avec la Belgique, l’Allemagne, la Suisse ou encore la Tunisie, qui prévoient des dispenses totales ou partielles de légalisation pour certains documents.

Cependant, les autorités de certains pays –l’Espagne notamment comme nous l’indiquions ci-dessus, – continuent à exiger que les actes publics français fassent l’objet d’une apostille. Cela est notamment lié à la mauvaise application du règlement, ainsi qu’à la crainte concernant à l’authenticité ou à l’intégrité du document.

Il est donc impératif, avant toute démarche, de vérifier si le pays destinataire exige une légalisation, une apostille, ou bénéficie d’une dispense.

L’APPORT DE LA RÉFORME

Avant la réforme

Avant la réforme, la procédure de légalisation était assurée par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, plus précisément par son service de la légalisation situé à Paris. L’apostille, quant à elle, relevait de la compétence des procureurs généraux auprès des cours d’appel françaises, qui délivraient cette mention pour les documents émanant de leurs ressorts.

Chaque procédure, bien que relativement centralisée, impliquait parfois des délais considérables et une certaine complexité administrative, en particulier pour les citoyens et entreprises éloignés des centres compétents.

Après l’entrée en vigueur de la réforme

À compter du 1er mai 2025 pour l’apostille et du 1er septembre 2025 pour la légalisation, la compétence pour délivrer les apostilles et procéder aux légalisations est transférée aux notaires français.

Cette réforme repose sur deux axes majeurs. D’une part, elle vise à décentraliser les procédures en facilitant l’accès au service sur l’ensemble du territoire national, les notaires étant présents partout en France. D’autre part, elle introduit la dématérialisation de ces formalités. La légalisation et l’apostille pourront ainsi être réalisées par voie électronique grâce à des certificats de signature électronique qualifiée, renforçant la rapidité et la sécurité juridique des échanges de documents.

Cependant, ce transfert de compétence implique de nouveaux frais à la charge du justiciable. En effet, avant la réforme, l’apostille était délivrée gratuitement par les parquets généraux des cours d’appel. La légalisation, quant à elle, coûtait 10 € par document en France.

Les frais applicables par les notaires pour ces services ont été fixés par un arrêté du 10 avril 2025 et se décomposent comme suit : 

🡪 Délivrance normale (sous 3 jours ouvrés)

Jusqu’à 3 documents : 10 € HT par document pour les personnes physiques ; 20 € HT par document pour les personnes morales.​

À partir du 4ᵉ document : 5 € HT par document pour les personnes physiques ; 10 € HT par document pour les personnes morales.​

🡪 Délivrance rapide (sous 24 heures, sur demande)

Jusqu’à 3 documents : 20 € HT par document pour les personnes physiques ; 40 € HT par document pour les personnes morales.​

À partir du 4ᵉ document : 10 € HT par document pour les personnes physiques ; 20 € HT par document pour les personnes morales.